Štruktúra ťažkého pracovného rozhovoru.

V podnikateľskom svete sa každý deň stretávame s rozhodnutiami, ktoré ovplyvňujú náš tím a celkový úspech firmy. Jedným z najnáročnejších aspektov vedenia ľudí je konfrontovať sa s ťažkými pracovnými rozhovormi. Náročné to býva zvlášť v malých a stredných firmách, kde sú medziľudské vzťahy oveľa bližšie ako vo veľkých korporáciách. V tomto článku preskúmame, ako správne štruktúrovať ťažký pracovný rozhovor a prečo je dôležité tieto rozhovory neodkladať.

Často sa stretávam s tým, že podnikatelia vedia, že ich čaká ťažký rozhovor s konkrétnym človekom. Vedia dokonca, že odkladanie tohto rozhovoru má priamy vplyv na výkonnosť firmy alebo na náklady. Napriek tomu váhajú a čakajú na “vhodnú príležitosť”.

Odkladanie rozhodnutia ísť do toho a vykonať tento ťažký rozhovor má nielen ekonomické náklady, ale aj spoločenské v rámci kolektívu, s ktorým spolupracujete. Neriešenie takéhoto pálčivého problému znižuje hodnotenie manažéra alebo podnikateľa v očiach ostatných a kazí pozitívnu pracovnú atmosféru. Podľa slov klasika: jedno pokazené jabĺčko spoľahlivo nakazí celú prepravku, stačí nič nerobiť a len čakať.

Ako na to:

Dôležitosť prípravy.

Príprava na ťažký rozhovor je rozhodujúca fáza, ktorá určuje jeho priebeh a výsledok. Identifikujte presne, čo musíte oznámiť, pripravte si dôkazy, argumenty a podklady na ďalšie kroky. Napríklad ak chcete dať niekomu výpoveď alebo oznámiť zmenu pracovného zaradenia pripravte si to písomne k podpisu.

Súkromie.

Pri ťažkých pracovných rozhovoroch je dôležité vyhýbať sa verejným miestam a zvoliť si súkromné prostredie. V miestnosti to zariaďte tak, aby ste pri rozhovore všetci sedeli. Týmto spôsobom poskytnete zamestnancovi a aj sebe priestor na spracovanie informácií a emócií. Máte možnosť prejaviť empatický prístup k jeho reakciám. Nie je nevyhnutné byť len medzi štyrmi očami, skôr odporúčam, aby bol s vami váš dôveryhodný partner alebo starší kolega. Minimalizujete tým možné konzekvencie postavené na tvrdení proti tvrdeniu a zároveň budete mať vedľa seba niekoho, kto nepovie ani slovo, ale svojou prítomnosťou vám podrží chrbát. 

Fázy ťažkého rozhovoru:

   a) Zahájenie: začnite rozhovor vážnym, ale pozitívnym tónom. Napríklad sa poďakujte, že dotknutý prišiel za vami.

   b) Oznámenie zlej správy: buďte priamy, jasný a krátky v oznámení zlej správy. Poskytnite konkrétne informácie, vyhnite sa zaobaľovaniu problému a zdĺhavému monológu a zostaňte ticho. Po vyslovení samotnej zlej správy často protistrana ani nepočuje, čo hovoríte po tom. Po krátkej pauze ticha pokračujte. Ak začne dotknutý rozprávať, nechajte ho hovoriť a vypočujte ho. Neklaďte mu ďalšie otázky a nerozvíjajte jeho myšlienky. Ak vám v tomto momente povie argument, s ktorým ste nepočítali, tak ste si neurobili dobre prípravu a reagujte situačne. 

   c) Ďalšie kroky: pomenujte ďalšie kroky, požiadajte o podpis na pripravené dokumenty a pomenujte možnosti podpory, ktorú môžete poskytnúť v ďalšom vývoji.

  d) Záver: poďakujte sa, zaželajte niečo osobné a pozitívne do budúcna a rozlúčte sa.

A máte po tom! Prejdite si ten rozhovor a poučte sa z neho do budúcna. Požiadajte o spätnú väzbu tretieho prítomného s cieľom zlepšiť sa.

Myslite na to, že ťažké pracovné rozhovory sú nevyhnutnou súčasťou manažérskej zodpovednosti. Ich správne štruktúrovanie a vykonávanie sú kľúčové pre udržanie pozitívnej firemnej kultúry. Nenechajte sa unášať predsudkami a strachom pred ťažkými rozhovormi. Nikto vás v tom nenahradí, a ak tento akt zvládnete včas a dobre zvyšujete svoj kredit lídra v očiach svojich kolegov.