Hodnotiace rozhovory so zamestnancami v malých a stredných firmách.

Začiatkom nového roka zvykneme hodnotiť ten starý. Ako podnikatelia alebo manažéri vedieme hodnotiace rozhovory sami so sebou, s našimi partnermi, daňovými poradcami a podobne.  Mali by sme ich viesť aj s našimi zamestnancami.

Hodnotiace rozhovory so zamestnancami predstavujú najdôležitejšiu súčasť riadenia ľudí. Úspešné firmy majú premyslený systém hodnotenia zamestnancov. Neoddeliteľnou súčasťou týchto systémov sú hodnotiace pohovory. V tomto článku preskúmame dôvody, štruktúru, frekvenciu a rozdiely medzi hodnotiacimi rozhovormi a situačnou spätnou väzbou.

Prečo robiť hodnotiace rozhovory?

Hodnotiaci rozhovor je kľúčový nástroj pre výmenu informácií o výkone zamestnanca, stanovenie cieľov a poskytnutie strategickej spätnej väzby. Ruku na srdce, kedy naposledy ste medzi štyrmi očami formálne hovorili s každým zo svojich podriadených o tom, ako sa im darí vo vašej firme? Každý človek si zaslúži dostať individuálnu pozornosť od svojho nadriadeného. Formalizácia dáva váhu tejto aktivite a tá prehlbuje záväzok, ku ktorému v debate dospejete. Pre vás, ako podnikateľa či majiteľa to je jedinečná príležitosť, ako z dlhodobého hľadiska riadiť výkon a rozvoj každého zamestnanca a ako poznať jeho osobnú motiváciu pracovať pre vás.

O čom diskutovať a aká má byť štruktúra rozhovoru?

Na takúto diskusiu sa treba pripraviť – zosumarizovať si fakty, kvantifikovať výsledky a podobne. Zamestnanec by mal vedieť včas o termíne rozhovoru, aby sa mohol pripraviť aj on. 

Pri hodnotiacom rozhovore je dôležité otvorene diskutovať najmä o týchto témach:

• Hodnotenie pracovného výkonu za ostatné obdobie (silné a slabé stránky nielen vo vzťahu k pracovnému výkonu, ale aj vo vzťahu k pôsobeniu v pracovnom kolektíve).
• Diskusia o možnostiach zlepšenia výkonu, prekážkach, ktoré bránia k lepšiemu výkonu, cieľoch do budúceho obdobia alebo pôsobeniu v pracovnom kolektíve.
• Možnosti osobného rozvoja zamestnanca za účelom zlepšovania jeho výkonu alebo jeho prípadného kariérneho rastu.
• Vyžiadaná spätná väzba od zamestnanca zameraná na jeho spokojnosť v práci, vybavenie pracoviska, pracovnú atmosféru alebo štýl riadenia a komunikáciu nadriadeného.
• Formulár z debaty musí obsahovať v skratke popísané fakty, ciele, osobné záväzky a termíny (v rámci formalizácie procesu odporúčam hlavičkový papier, dátum, mená a podpisy oboch zúčastnených). Ak uchopíte tento formulár správne, pomôže vám riadiť výkon vašich kľúčových ľudí na základe faktov a nie dojmov.

Počas debaty je dôležité zabezpečiť, aby sa zamestnanec cítil pohodlne, bezpečne, aby mohol vyjadriť svoje názory a návrhy. Keďže to má byť debata, pripravenými otázkami jej vytvorte priestor. Buďte pripravený aj na kritiku, nebráňte sa jej, chápte, že toto je pohľad vášho človeka na vec. Akceptujte to a zamyslite sa, čo s tým do budúcna urobíte. Formulár držte medzi dôvernými dokumentami, bude totiž obsahovať príliš osobné informácie.

Ako často organizovať takýto rozhovor a s kým?

Ideálne je mať pravidelné hodnotiace rozhovory minimálne dva krát ročne. V malých a stredných firmách môže tento rozhovor viesť priamo majiteľ firmy. Minimálne by to mal robiť priamy nadriadený príslušného zamestnanca. Dva krát ročne zvládnete 20 či 45 minútový rozhovor s každým svojim priamym podriadeným.

Celý proces hodnotenia výkonu je vo svojej podstate strategická spätná väzba pre vášho zamestnanca aj pre vás ako manažéra.

Rozdiel medzi hodnotiacim rozhovorom a situačnou spätnou väzbou.

Situačnú spätnú väzbu používate okamžite, keď vznikne potreba, nečakáte pol roka do dňa naplánovaného hodnotiaceho rozhovoru. Hodnotiace rozhovory sú štruktúrovanými rozhovormi, ktoré sa zameriavajú na celkový výkon zamestnanca a plánovanie jeho ďalšieho rozvoja, preto majú strategický charakter. Hodnotiace rozhovory majú širší záber a zahŕňajú plánovanie cieľov a kariérneho rastu, zatiaľ čo situačná spätná väzba je viac orientovaná na konkrétne situácie alebo úlohy v danom čase.

V závere môžeme povedať, že hodnotiace rozhovory sú neoddeliteľnou súčasťou manažmentu ľudských zdrojov. Sú kľúčom k poskytnutiu strategickej spätnej väzby, identifikácii rastových príležitostí a zabezpečeniu, aby sa zamestnanci cítili podporovaní a motivovaní k zlepšovaniu vlastného výkonu vo svojom zamestnaní.