Ako šéf presne viem, čo moji ľudia chcú a čo potrebujú.

Veď komunikujem, teda som dobrý šéf!

Komunikácia je základným stavebným kameňom úspešného vedenia ľudí. Podnikatelia, ako manažéri, resp. vedúci pracovníci, najčastejšie zlyhávajú práve v tejto disciplíne. Prejavuje sa to tak, že ľudia nevedia, čo, ako a prečo majú robiť, za čo a v akej miere sú zodpovední alebo dokedy a v akej kvalite či kvantite to majú urobiť. Podobne manažér nevie alebo nerozumie tomu, čo jeho zamestnanci pre očakávaný výkon potrebujú. Práve tejto druhej časti sa venujem v tomto článku. Lebo práve toto porozumenie často rozhoduje o tom či zamestnanci hľadajú iného zamestnávateľa.

V každom pracovnom prostredí existuje dynamika medzi manažérmi a zamestnancami, ktorá je priamo spojená s úrovňou a kvalitou komunikácie. Avšak, aj keď si väčšina manažérov uvedomuje dôležitosť komunikácie, nie vždy ju úspešne realizujú. Často sa stáva, že manažéri počujú, no nedokážu úplne porozumieť tomu, čo im zamestnanci hovoria. Toto nedorozumenie môže viesť k mnohým chybám a nedorozumeniam v tíme.

Chyby, ktoré manažéri robia, keď nepočúvajú a nerozumejú:

1. Nedostatok aktívneho počúvania.

Jednou z najčastejších chýb je nedostatok aktívneho počúvania. Manažéri sa často zameriavajú na vlastné priority a názory a zabúdajú skutočne vnímať potreby, obavy a nápady svojich zamestnancov. Namiesto toho, aby venovali pozornosť tomu, čo im ľudia hovoria, často sa stáva, že sa sústredia iba na to, čo chcú sami povedať.

2. Nedostatok empatie a porozumenia.

Ďalšou závažnou chybou je nedostatok empatie a porozumenia voči perspektíve zamestnancov. Ak manažér nerozumie situácii z ich pohľadu, môže sa ťažko vžiť do ich situácie a riešiť problémy, s ktorými sa stretávajú.

3. „Bezpečné“ zdroje.

Manažéri sa často obklopujú ľuďmi, od ktorých dostávajú nekritické informácie. Ide o rôznych pochlebovačov alebo manipulátorov, ktorí komunikujú so zámerom dosahovať osobné ciele bez ohľadu na potreby celého tímu. Sú schopní, ako prví odpovedať „Áno“ na otázku manažéra „Rozumiete?“. A potom sa dopytujú ostatných, čo to vlastne šéf povedal.

4. Komunikačné kaziče.

Nielen obsah, ale aj forma komunikácie je dôležitá. Vo výzve či otázke nemajú miesto vlastné predpoklady, napríklad „Viem, že je to takto, ale chcem počuť váš názor“. Rovnako sú neprípustné urážlivé alebo dehonestujúce poznámky súvisiace s vekom, pohlavím, alebo odpracovaným časom vo firme. Nedostatok transparentnosti, zatajovanie, čiastktové informácie bez kontextu alebo prekrúcanie môže mať tiež dramatický dopad na kvalitu odpovedí, ktoré sa manažér snaží získať. Toto všetko platí pri každej komunikačnej ceste či už osobne individuálne, voči celému tímu, písomne, telefonicky, …

Ako sa vyhnúť týmto chybám:

1. Aktívne počúvanie a správne otázky.

Prekonanie nedostatku komunikácie začína aktívnym počúvaním. Manažéri by mali venovať pozornosť a dávať náležitý priestor hlasu svojich zamestnancov. Kladenie doplňujúcich otázok a zisťovanie, čo presne majú na mysli, pomáha objasniť nejasnosti.

2. Empatia a porozumenie.

Sústredenie sa na perspektívu a pocity zamestnancov je kľúčové pre efektívnu komunikáciu. Manažéri by mali byť schopní vnímať veci z rôznych uhlov pohľadu a pochopiť ich pozíciu.

3. Kritické zdroje.

Vyššiu informačnú hodnotu majú pre manažérov informácie, ktoré sa nepočúvajú ľahko. Len informácie, ktoré majú v sebe kritický prvok môžu veci posúvať dopredu. Zamestnanci majú však zábrany komunikovať nepríjemné fakty svojmu zamestnávateľovi. Musia prekonávať rôzne aj osobné bariéry a idú s kožou na trh, keď sa rozhodnú komunikovať kriticky. Z toho dôvodu by mali manažéri pozitívne hodnotiť takýchto ľudí a podporovať ich v otvorenosti. Zároveň by mali demonštrovať snahu o riešenie kritických situácií. Zamestnanec, ktorý sa odhodlá na kritiku, očakáva akciu. Ak nenastane náprava, z dlhodobého hľadiska sa jeho kritický hlas umlčí, lebo neuvidí zmysel svojej snahy.

4. Kvalitné komunikačné nástroje.

V súčasnej dobe existuje množstvo komunikačných nástrojov, ako sú osobné rozhovory, e-maily, interné platformy, rôzne anonymizované dotazníky a pravidelné meetingy, ktoré môžu pomôcť manažérom zlepšiť komunikáciu so svojimi zamestnancami. Je dôležité vybrať si také nástroje, ktoré najlepšie vyhovujú potrebám konkrétneho tímu.

5. Spolupráca s externým expertom.

Ak je komunikácia so zamestnancami narušená alebo interná komunikácia vo firme pripomína skôr zákopovú vojnu medzi oddeleniami a všetky pokusy o vyriešenie zlyhali, je k dispozícii pomoc z vonka – personálny konzultant. Jeho úlohou okrem iného, je porozumieť tomu, čo sa deje, pomenovať a odstrániť komunikačné bariéry a pomôcť s nastavením efektívnej internej komunikácie, ktorá bude posúvať firmu ako celok vpred.

Záver.

Kvalitná komunikácia je kľúčovým faktorom pre úspech vedenia tímu. Manažéri by mali aktívne počúvať, prejavovať empatiu a porozumenie voči svojim zamestnancom a využívať efektívne komunikačné nástroje na dosiahnutie efektívnej komunikácie. Keďže komunikácia je dvojsmerná cesta, úspešné vedenie spočíva nielen v schopnosti hovoriť, ale aj v schopnosti skutočne počúvať s porozumením.