Podnikám, teda nemám čas na život! Ako z toho von?

Pomerne často stretávam podnikateľov, ktorí mi hovoria, že nemajú čas na rodinu, oddych, koníčky, lebo sú zavalení prácou. Sú presvedčení, že ak by povolili v osobnom nasadení, ohrozilo by to chod ich podniku. V tomto článku rozoberiem jeden notoricky známy manažérsky nástroj, ktorý rieši presne tento problém.

Hrdinov sú plné cintoríny!

Pri diskusiách s preťaženými podnikateľmi vnímam podobný scenár. Dôvody ich extrémneho nasadenia sa najčastejšie točia okolo týchto dvoch postojov: 

1. Nikto to neurobí tak dobre ako ja.
2. Nemôžem veriť svojim zamestnancom, že to zvládnu urobiť.

Keď sa ich spýtam, čo si myslia, ako dlho to ešte takto vydržia, zostávajú ticho. Ak ste na tom podobne, vedzte, že riešenie tohto problému je skryté v tom, že musíte prestať veriť týmto dvom postojom. Musíte začať DELEGOVAŤ!

Čo je delegovanie?

Delegovanie je manažérska a organizačná schopnosť prideliť úlohy, zodpovednosti a právomoci niekomu inému. Týmto spôsobom môžete rozdeliť svoje pracovné zaťaženie a presunúť isté úlohy alebo rozhodovacie právomoci na iných. 

Delegovanie zahŕňa nielen pridelenie úloh, ale aj správne vymedzenie cieľov, poskytnutie potrebných zdrojov, monitorovanie pokroku a poskytnutie podpory alebo pomoci v prípade potreby. 

Delegovanie môže zahŕňať rôzne úrovne zložitosti a druhov úloh od jednoduchých administratívnych úloh po zodpovednosť za riadenie projektov, tímov alebo celých oddelení. Delegovanie je oveľa viac než len preniesť úlohu na niekoho iného. Je to skutočný nástroj pre efektívne riadenie a rast podniku. Keď podnikatelia investujú čas a energiu do využitia tejto stratégie, otvárajú si dvere mnohým možnostiam.

Ako na to:

1. Identifikujte úlohy: rozhodnite sa, ktoré úlohy vyžadujú naozaj len vašu osobnú pozornosť a ktoré môžete delegovať.
2. Nájdite správnych ľudí: vyberte zamestnancov s potrebnými schopnosťami a dôverou, aby úlohy vykonali. Ak takých zamestnancov naozaj nemáte, nájdite si takých alebo si vyberte externého subdodávateľa. 
3. Jasné inštrukcie a očakávania: uistite sa, že zamestnanci jasne chápu úlohy a ciele, ktoré majú dosiahnuť.
4. Podpora a spätná väzba: poskytnite podporu a konštruktívny feedback počas celej delegovanej úlohy.

Čo všetko sa dá delegovať:

1. Operatívne úlohy: denné administratívne úlohy, správa e-mailov a podobne.
2. Projektové riadenie: vedenie projektovej skupiny, priradenie úloh a monitorovanie postupu.
3. Ľudské zdroje: delegovanie procesov náboru, hodnotenia výkonnosti a ďalšie HR aktivity.
4. Kreatívne procesy: delegovanie návrhov produktov, marketingových stratégií a inovácií.
5. Externí dodávatelia: účtovníctvo, marketing, autopark, doprava alebo aj obchodné zastúpenie a samotné ľudské zdroje. Dôležité je, aby ste mali dodávateľov, ktorí vás maximálne odťažia od osobného výkonu.

Čo vám delegovanie prinesie:

1. Čas na riadenie podniku a jeho strategický rozvoj: delegovaním rutinných úloh môžete získať čas na kľúčové strategické rozhodnutia a dlhodobé plánovanie rozvoja podniku.
2. Rast podniku: efektívne delegovanie umožňuje rýchlejší rast. Uvoľnením času od operatívnych úloh môžete investovať čas do inovácií a rozvoja nových produktov alebo služieb.
3. Zvýšená produktivita: rovnomerné rozdeľovanie úloh zlepšuje celkovú produktivitu tímu a umožňuje každému sústrediť sa na svoje silné stránky.

Čo delegovanie prinesie vášmu zamestnancovi:

1. Osobný rozvoj: delegovaním úloh zamestnancovi dávate príležitosť naučiť sa nové veci a rozvíjať svoje schopnosti, čo môže byť kľúčom k jeho profesijnému rastu.
2. Zodpovednosť a motivácia: zamestnanec, ktorý dostáva dôležité úlohy na starosť, sa cíti viac zapojený do spoločnosti a má väčší pocit zodpovednosti, čo zvyšuje jeho motiváciu.
3. Zlepšená efektivita: s vhodne delegovanými úlohami získavajú zamestnanci väčšiu dôveru a jasnejšie stanovené ciele, čo vedie k zvýšenej efektivite a výkonnosti.

Kedy to nefunguje?

1. Ak vám vaše ego nedovolí uveriť, že aj niekto z vašich ľudí dokáže urobiť danú prácu rovnako dobre, ako vy. Ak tomu neuveríte a budete sa snažiť aj tak delegovať, tak to nebude fungovať. Váš zamestnanec totiž potrebuje pri novej úlohe aj to, aby ste ho to naučili a prejavili mu dôveru.
2. Ľudia neznášajú zmeny. A najviac neznášajú zmeny, ktoré im prinášajú viac práce a zodpovednosti. Úplne bežne sa vám stane, že pri pokuse o delegovanie nejakých úloh narazíte na neochotu, odpor až na úrovni debát o pracovnej náplni. Možno sa vám aj stane, že zamestnanec preberie vami zadanú úlohu a jej vyriešenie sa skončí katastrofou. Ak prijmete túto hru, tak ste prehrali svoj čas aj podnikateľský úspech. Delegovať musíte umne ľuďom, ktorí majú predpoklad, že danú úlohu zvládnu. Musíte ich správne motivovať, povzbudzovať, pochváliť ak to zvládnu dobre. Ak urobia chybu, nesmiete ich zhodiť, ale korigovať, aby to nabudúce zvládli bezchybne. Za žiadnych okolností, ale nesmiete cúvnuť. Je takmer nemožné, aby ste nemali vo firme ľudí, ktorým môžete delegovať úlohy. Ak naozaj nemáte človeka, ktorý vás dokáže odťažiť, tak si takého nájdite a vymeňte niekoho z vašich neochotných alebo neschopných za niekoho schopného a ochotného. Dá sa predpokladať, že si to všimnú aj ostatní a začnú prehodnocovať svoj postoj. 

Delegovanie je kľúčovým faktorom v úspešnom riadení podniku. Umožňuje podnikateľom sústrediť sa na kľúčové oblasti zatiaľ, čo zamestnanci majú príležitosť rásť a rozvíjať sa. Pre malé a stredné podniky môže byť delegovanie rozhodujúcim faktorom medzi stagnáciou a rastom. Je to investícia energie do efektivity a dlhodobého úspechu vašej firmy.